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La facture de chaque commande, créée et transmise à Kaufland.
Sellgrip crée la facture d’une commande Kaufland et la transmet à Kaufland en une seule étape, ou automatiquement après l’expédition. Le PDF reste enregistré chez vous.
Pro ou Business offert pendant 14 jours, puis la formule choisie est facturée au mois ou à l’année, hors TVA, sauf si vous résiliez avant.
Ce que Sellgrip prend en charge pour la facture
Créer et envoyer en une étape
Sellgrip attribue le numéro, crée le PDF et le transmet à Kaufland. Avant, un message indique « Envoyée immédiatement à Kaufland, action irréversible. »
Numérotation continue
Au format RE, année et numéro d’ordre, par compte et par année. Aucun numéro n’est attribué deux fois.
Mentions obligatoires vérifiées
S’il manque votre raison sociale, votre adresse, votre numéro de TVA intracommunautaire ou votre numéro fiscal, ou un taux de TVA, Sellgrip ne crée pas de facture. Il indique à la place ce qui manque.
L’adresse vient de Kaufland
Sellgrip récupère l’adresse de facturation de l’acheteur chez Kaufland seulement au moment de créer la facture. Ensuite, elle ne figure que dans le PDF, nulle part ailleurs.
Transmission automatique
Activez « Transmettre les factures automatiquement » sous « Paramètres ». Dès que tous les articles d’une commande sont expédiés, Sellgrip crée la facture et la transmet à la synchronisation suivante. Les commandes d’avant l’activation restent à votre charge.
Votre propre facture, ou celle que Kaufland a déjà
Vous travaillez avec votre propre logiciel ? Avec « Transmettre votre propre facture », votre PDF part tel quel chez Kaufland. Si Kaufland dispose déjà d’une facture, venue du Seller Portal ou d’ailleurs, Sellgrip le voit et n’en crée pas une deuxième.
Comment la facture arrive chez Kaufland
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Saisir vos données de facturation
Une seule fois, sous Paramètres : raison sociale, adresse et numéro de TVA intracommunautaire ou numéro fiscal. L’e-mail et les coordonnées bancaires sont facultatifs.
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Ouvrir la commande, ou laisser faire
Sous les articles se trouve le bloc « Facture ». Vous cliquez sur « Créer et envoyer la facture », puis sur « Envoyer maintenant ». Avec la transmission automatique, Sellgrip s’en charge après l’expédition.
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Kaufland l’a reçue
La commande affiche « Transmise à Kaufland » avec la date. Vous téléchargez le PDF à tout moment, dans la langue de l’acheteur : français pour kaufland.fr, tchèque pour kaufland.cz, allemand pour l’Allemagne et l’Autriche.
Quand vous établissez vous-même la facture
Kaufland accepte une facture en PDF pour chaque commande. Sellgrip la crée à partir des données de la commande et la dépose chez Kaufland.
Il y a une exception : si Kaufland est fournisseur présumé, Kaufland émet lui-même la facture. Sellgrip n’en crée alors aucune, car une deuxième ferait doublon et serait fausse.
- Mentions obligatoires selon le § 14 UStG
- Entre autres le nom et l’adresse des deux parties, le numéro fiscal ou de TVA, le numéro de facture, la date de livraison ou de prestation et la TVA par taux. Sellgrip imprime tout cela sur le PDF.
- Fournisseur présumé
- Selon l’article 14 bis de la directive TVA, la place de marché elle-même est considérée dans certains cas comme le fournisseur de l’acheteur. La facture relève alors de Kaufland.
- Date de livraison et date de facture
- Les deux figurent séparément sur la facture. S’il n’y a pas de date de livraison, Sellgrip prend la date de commande.
- Votre copie
- Selon le § 14b UStG, vous conservez une copie de chaque facture. Sellgrip enregistre pour cela exactement le PDF envoyé à Kaufland.
Ce que vous voyez dans Sellgrip
- Facture
- Le bloc Facture sur chaque commande. Il affiche Pas encore de facture, le numéro ou la raison pour laquelle ce n’est pas possible.
- Transmise
- Transmise à Kaufland, avec le numéro de facture et la date d’envoi. À côté, le lien Télécharger la facture.
- Non transmise
- Avec Non transmise, la facture existe mais Kaufland ne l’a pas encore. Envoyer à nouveau renvoie le même PDF.
- Données manquantes
- Le message « Données de facturation manquantes. » indique qu’il manque quelque chose dans vos paramètres. Le lien mène directement à la bonne section.
- Kaufland facture lui-même
- Le message « Kaufland établit lui-même la facture. » apparaît sur les commandes pour lesquelles Kaufland est fournisseur présumé.
- Kaufland dispose d’une facture
- S’affiche quand Kaufland a déjà une facture pour la commande, par exemple du Seller Portal ou de votre logiciel. Sellgrip n’en crée alors aucune.
- Transmettre votre propre facture
- À côté de « Créer et envoyer la facture » : choisissez un PDF de votre logiciel, cochez la case et cliquez sur « Transmettre ». Il part tel quel chez Kaufland.
- Transmettre les factures automatiquement
- L’interrupteur sous « Paramètres ». Sur la commande, une ligne indique ce que la transmission automatique a fait ou fera, par exemple « Transmise automatiquement. » Si un envoi échoue, Sellgrip réessaie après 15 minutes, une heure, six heures et un jour. Ensuite, il vous demande d’envoyer la facture vous-même.
Questions fréquentes : Factures
Dans quelle formule puis-je créer des factures ?
Créer et envoyer, à partir de Pro. L’état d’une facture et le PDF sont visibles avec toutes les formules.
Sellgrip peut-il envoyer les factures automatiquement ?
Oui, avec Pro et Business. Activez « Transmettre les factures automatiquement » sous « Paramètres » une fois vos données de facturation saisies. Dès lors, Sellgrip crée et transmet la facture quand tous les articles d’une commande sont expédiés. Les commandes plus anciennes et celles pour lesquelles Kaufland a déjà une facture ne sont pas touchées.
Puis-je utiliser les factures de mon propre logiciel ?
Oui. Avec « Transmettre votre propre facture », vous envoyez votre PDF à Kaufland pour une commande qui n’a pas encore de facture. Il part tel quel, sans numéro de Sellgrip.
Pourquoi le bouton manque-t-il sur une commande ?
La raison s’affiche alors à sa place, par exemple des données de facturation manquantes ou aucune connexion à Kaufland. Une facture déjà créée empêche aussi d’en faire une deuxième.
Puis-je corriger ou annuler une facture ?
Pas dans Sellgrip. Chaque commande reçoit ici exactement une facture et vous créez une facture rectificative ou un avoir ailleurs.
Cela vaut-il pour tous les pays Kaufland ?
Oui, avec le taux de TVA que Kaufland indique pour l’article. S’il manque, Sellgrip n’en devine aucun et ne crée pas de facture. Le PDF est dans la langue de l’acheteur, selon le pays Kaufland.
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