Dopóki wysyłasz z Polski tylko do klientów w Polsce, sprzedaż na Kaufland.pl rozliczasz jak każdą inną sprzedaż krajową. Pierwsza paczka do konsumenta w Niemczech czy Czechach zmienia rachunek: pojawia się pytanie, czyj VAT naliczyć i gdzie go zapłacić. Kaufland sam sprawdza przy tym twoje dane podatkowe, a błąd może wyłączyć cały kanał sprzedaży.
To nie jest porada podatkowa. Zebraliśmy to, co publikują Kaufland, Ministerstwo Finansów na podatki.gov.pl i ustawa o VAT, stan na 30 września 2026 roku. Swoją sytuację omów z księgowym lub doradcą podatkowym. Ogólny przegląd sprzedaży do innych krajów znajdziesz na stronie Kaufland Global Marketplace.
Czego Kaufland wymaga od twojego numeru VAT
- Numer VAT UE siedziby jest obowiązkowy dla każdego sprzedawcy. Dla firmy z Polski to numer z prefiksem PL.
- Dla każdego kanału sprzedaży (np. Kaufland.de, Kaufland.cz) sprzedawca z UE podaje lokalny numer VAT tego kraju albo rejestrację do OSS. Numer OSS wpisujesz przy rejestracji albo później w sekcji Ustawienia › Ustawienia sklepu › Informacje podatkowe.
- Kaufland.es ma wymóg dodatkowy: aktywny hiszpański numer NIF/IVA potwierdzony w VIES.
Kaufland sprawdza numer dwuetapowo: najpierw w unijnym systemie VIES, potem w niemieckiej bazie BZSt, gdzie porównuje nazwę i adres z sekcji „Szczegóły firmy” z danymi w rejestrze. Numer uznaje za prawidłowy dopiero po obu etapach. Jeśli numer jest nieprawidłowy i nie poprawisz go na czas, kanał sprzedaży zostanie automatycznie ukryty. Po pozytywnej weryfikacji oferty wracają same.
W praktyce najczęstszym problemem nie jest sam numer, tylko zapis nazwy. Porównaj nazwę firmy i adres w Portalu sprzedawcy z tym, co widnieje w VAT-R i w rejestrze, znak po znaku, łącznie z formą prawną („sp. z o.o.”).
Próg 10 000 euro, czyli 42 000 zł
Ustawa o VAT (art. 22a) pozwala naliczać polski VAT przy sprzedaży wysyłkowej do konsumentów w innych krajach UE, jeśli łącznie spełnione są trzy warunki:
- masz siedzibę działalności tylko w jednym państwie UE;
- towar jest wysyłany do innego państwa UE;
- łączna wartość takich dostaw (razem z usługami telekomunikacyjnymi, nadawczymi i elektronicznymi dla konsumentów w innych krajach UE), bez VAT, nie przekroczyła 10 000 euro ani w bieżącym, ani w poprzednim roku podatkowym.
Dla firmy, która ma siedzibę tylko w Polsce, ustawa przelicza ten próg na 42 000 zł. Liczy się suma dla wszystkich krajów UE razem, a nie osobno dla każdego kraju. Po przekroczeniu progu VAT kraju nabywcy obowiązuje od dostawy, przy której próg został przekroczony.
Przykład: sprzedajesz na Kaufland.de i Kaufland.cz konsumentom za 4 000 zł netto miesięcznie i nie masz innej sprzedaży wysyłkowej do UE. Po dziesięciu miesiącach masz 40 000 zł. Zamówienie, które w listopadzie przekroczy 42 000 zł, i wszystkie kolejne w tym roku rozliczasz już z VAT kraju nabywcy, na przykład z niemieckim VAT 19%. Ponieważ próg nie może być przekroczony również w poprzednim roku, w kolejnym roku kalendarzowym od początku naliczasz VAT kraju nabywcy. Jak blisko progu jesteś, sprawdzisz w kalkulatorze progu sprzedaży na odległość.
Poniżej progu możesz też dobrowolnie wybrać opodatkowanie w kraju nabywcy. Zawiadomienie składasz do 10. dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonałeś wyboru, a zmienić go możesz najwcześniej po upływie dwóch lat od pierwszej takiej dostawy.
Kaufland nie rozróżnia tych sytuacji: według Seller University ze względów operacyjnych traktuje sprzedawców poniżej progu tak samo jak tych powyżej. Nawet z małą sprzedażą za granicę potrzebujesz więc dla każdego kanału rejestracji do OSS albo lokalnego numeru VAT.
Rejestracja do OSS w Polsce
Według Ministerstwa Finansów procedura unijna wygląda tak:
- Wypełniasz zgłoszenie VIU-R z celem „Rejestracja” i wysyłasz je przez e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
- Nie dostajesz nowego numeru. W OSS używasz swojego NIP, pod którym jesteś zarejestrowany do VAT w Polsce.
- Urząd potwierdza rejestrację wyłącznie elektronicznie, na adres e-mail ze zgłoszenia.
Rejestracja działa co do zasady od pierwszego dnia kwartału następującego po kwartale, w którym złożyłeś VIU-R. Jeśli pierwszą dostawę wykonasz wcześniej, możesz rozliczać ją w OSS od tego dnia, pod warunkiem że zgłosisz to do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszej dostawy. Przegapienie tego terminu oznacza rozliczenie takich dostaw na zasadach ogólnych w każdym kraju osobno. Warto więc zarejestrować się, zanim włączysz kolejny kanał Kauflandu.
Deklaracja VIU-DO i płatność w euro
- Kwartalnie: deklarację VIU-DO składasz przez e-Deklaracje do końca miesiąca następującego po kwartale, najwcześniej pierwszego dnia po jego zakończeniu.
- Także zerową: jeśli w kwartale nie było sprzedaży w OSS, składasz deklarację zerową.
- Kwoty w euro, bez zaokrąglania. W sekcji C wykazujesz VAT dla każdego państwa konsumpcji.
- Płatność w euro na rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście podany na podatki.gov.pl, nie na mikrorachunek. W tytule wpisujesz tylko numer referencyjny UNR, bez dopisków. Wpłata bez UNR albo z dopiskiem może zostać zwrócona.
- Uwaga na termin płatności. Deklarację możesz złożyć także w sobotę czy niedzielę, bo bramka OSS działa całą dobę. Jeśli jednak termin przypada w dzień wolny, zapłacić trzeba najpóźniej w ostatnim dniu roboczym tego miesiąca.
- Korekty robisz w kolejnej deklaracji, w ciągu trzech lat od terminu złożenia pierwotnej.
- Ewidencję transakcji w OSS przechowujesz przez 10 lat od końca roku, w którym zostały dokonane.
Dowody dostawy: numer przesyłki ma znaczenie
Art. 22a ustawy o VAT wymaga, żebyś przed upływem terminu złożenia deklaracji miał dowody, że towar dotarł do nabywcy w kraju docelowym. Chodzi o dokumenty przewozowe od przewoźnika i dokumenty potwierdzające odbiór poza Polską. Jeśli ich nie masz, wykazujesz dostawę w kolejnym okresie, a jeśli nadal ich brakuje, jako dostawę krajową z polskim VAT.
Na Kauflandzie numer przesyłki i tak jest potrzebny: do wskaźnika 80% przesyłek z możliwością śledzenia i do szybszej wypłaty. Przy sprzedaży za granicę przyda się też w dokumentacji. Co dokładnie wystarczy w twoim przypadku, ustal z księgowym.
Faktury dla klientów
Fakturę dla klienta wystawiasz ty, nie Kaufland. Według Seller University stawka VAT na fakturze musi odpowiadać przepisom kraju, w którym mieszka klient. Kilka dodatkowych wymagań Kauflandu:
- na fakturach wystawianych w Polsce musi być numer BDO;
- poza wymaganymi danymi firmy nie może być na nich adresów internetowych ani linków do twojego sklepu;
- Kaufland zaleca dopisek, że klient nie płaci na twoje konto, tylko na rachunek cflox GmbH;
- faktur w języku kraju sprzedaży Kaufland nie wymaga, ale lokalne urzędy mogą zażądać ich w języku urzędowym.
Wyjątek to model „fikcyjnego dostawcy”. Kaufland staje się wtedy dostawcą w rozumieniu VAT, rozlicza podatek i sam wystawia fakturę. Dotyczy to jednak sprzedawców spoza UE wysyłających z UE oraz przesyłek spoza UE do 150 euro. Firmy wysyłającej z Polski to nie dotyczy.
VAT od prowizji Kauflandu
Kaufland liczy prowizję od ceny brutto, razem z VAT i kosztami wysyłki. Stawki prowizji są podane bez VAT: jeśli VAT jest należny, dochodzi do kwoty prowizji. O VAT od prowizji decyduje siedziba firmy, a nie miejsce wysyłki: przy siedzibie w Niemczech Kaufland dolicza niemiecki VAT, przy siedzibie w innym kraju UE, na przykład w Polsce, obowiązuje odwrotne obciążenie. Faktura za prowizję trafia do ciebie w dniu sprzedaży, a rozliczenie miesięczne pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Jak ująć te faktury w polskiej ewidencji VAT, omów z księgowym. Stawki prowizji znajdziesz na stronie Opłaty Kauflandu 2026.
Jak pomaga Sellgrip
Księgowość w Sellgripie (od planu Pro) co miesiąc zestawia twoją sprzedaż na Kauflandzie według kraju, stawki VAT i podatnika, jako dwa pliki CSV dla biura rachunkowego: dziennik księgowań i zestawienie VAT. Anulowania i zwroty są w nim wykazane osobno. W planie Business zestawienie ostrzega, gdy sprzedaż wysyłkowa do innych krajów UE zbliża się do progu 10 000 euro albo go przekracza.
